จัดซื้อระบบภาพและเสียงหน่วยงานราชการ: TOR และ BOQ
เส้นทางจัดซื้อระบบภาพและเสียงของหน่วยงานราชการ ตั้งแต่ขอตั้งงบประมาณ เขียน TOR แบบไม่ล็อกสเปก จัดทำ BOQ ขั้นตอน e-GP คุณสมบัติผู้ยื่นข้อเสนอ ไปจนถึงการตรวจรับและฝึกอบรม
การจัดซื้อระบบภาพและเสียงของหน่วยงานราชการ ให้ตรวจรับผ่านโดยไม่มีข้อโต้แย้ง ต้องเริ่มจากข้อกำหนด (TOR) ที่ระบุหน้าที่การใช้งานของห้องประชุมหรือหอประชุม แล้วแตกเป็นบัญชีปริมาณงาน (BOQ) ที่ครบทุกรายการ ก่อนนำเข้าสู่กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐผ่านระบบ e-GP บทความนี้เดินตามเส้นทางของเจ้าหน้าที่พัสดุ ตั้งแต่การขอตั้งงบประมาณ การเขียน TOR โดยไม่ล็อกสเปก การจัดทำ BOQ คุณสมบัติผู้ยื่นข้อเสนอ ไปจนถึงการตรวจรับและฝึกอบรม ส่วนประเภทของโสตทัศนูปกรณ์และการบริหารจัดการอุปกรณ์ทั่วไป มีกล่าวไว้แล้วในบทความคู่มือจัดซื้อและบริหารจัดการโสตทัศนูปกรณ์สำหรับองค์กรยุคใหม่
ก่อนขอตั้งงบประมาณ ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง?
สิ่งแรกที่ต้องมีคือรายการความต้องการที่วัดได้ ไม่ใช่ตัวเลขงบประมาณลอย ๆ ให้เริ่มจากสำรวจพื้นที่จริงว่าห้องประชุมแต่ละห้องมีขนาดเท่าใด รองรับกี่ที่นั่ง หอประชุมใช้จัดงานประเภทใดบ้าง มีการประชุมทางไกลกับหน่วยงานอื่นหรือไม่ และสภาพระบบเดิม สายสัญญาณ ไฟฟ้า และอะคูสติกของห้องเป็นอย่างไร ข้อมูลเหล่านี้คือฐานของราคากลางที่สมเหตุสมผลและอธิบายที่มาได้ทุกบรรทัด ลำดับงานคือ
- ระบุพื้นที่ จำนวนห้อง และผู้ใช้งาน
- ระบุหน้าที่ที่ระบบต้องทำได้ในแต่ละห้อง
- ระบุระบบเดิมที่ต้องเชื่อมต่อหรือรื้อถอน
- ให้ผู้มีประสบการณ์ช่วยสำรวจและประเมินราคาเบื้องต้น ในขั้นนี้ VAN INTERTRADE ให้คำปรึกษาและสำรวจหน้างานฟรี เพื่อให้หน่วยงานมีตัวเลขประมาณการจากพื้นที่จริงตั้งแต่ก่อนตั้งงบประมาณ การจัดหมวดรายจ่ายและวิธีจัดทำราคากลาง ควรตรวจสอบระเบียบที่เกี่ยวข้องเสมอ
เขียน TOR ระบบภาพและเสียงอย่างไรไม่ให้ล็อกสเปก?
หลักสำคัญคือกำหนดคุณลักษณะด้วยหน้าที่การใช้งานและสมรรถนะ ไม่ใช่ยี่ห้อหรือรุ่น TOR ที่ดีจะบอกว่าเสียงพูดต้องได้ยินชัดทุกที่นั่งในระดับความดังใกล้เคียงกันทั่วทั้งห้องโดยไม่หอน ภาพบนจอต้องอ่านตัวอักษรได้จากแถวหลังสุด มีจุดเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ที่โต๊ะประธานและโพเดียม ควบคุมรวมที่จุดเดียว รองรับการประชุมทางไกล และบันทึกเสียงการประชุมได้ ตัวเลขทางเทคนิคที่จำเป็น เช่น กำลังขับหรือความละเอียดภาพ ให้กำหนดเป็นค่าขั้นต่ำพร้อมเหตุผลที่โยงกับขนาดห้องและการใช้งาน สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือคัดลอกแคตตาล็อกของสินค้ารุ่นเดียวมาเป็นข้อกำหนดทั้งชุด เพราะเสี่ยงถูกร้องเรียนว่าล็อกสเปกและทำให้มีผู้ยื่นข้อเสนอน้อยราย หากจำเป็นต้องอ้างอิงชื่อสินค้า ให้ระบุคำว่า หรือเทียบเท่า พร้อมเกณฑ์เทียบเท่าที่ตรวจสอบได้ TOR ควรครอบคลุมขอบเขตงานทั้งหมด คือ ออกแบบ จัดหา ติดตั้ง เดินสาย ทดสอบ ปรับจูน ฝึกอบรม ส่งมอบเอกสาร และเงื่อนไขการรับประกัน VAN INTERTRADE ช่วยจัดทำข้อมูลร่างสำหรับ TOR และ Spec ให้หน่วยงานได้จากผลสำรวจหน้างานจริง โดยคณะกรรมการของหน่วยงานเป็นผู้กำหนดข้อกำหนดขั้นสุดท้ายเสมอ ควรตรวจสอบแนวทางการกำหนดคุณลักษณะเฉพาะที่เกี่ยวข้อง และระเบียบผู้มีส่วนได้เสียและคุณสมบัติผู้ยื่นข้อเสนอ
BOQ ระบบภาพและเสียงควรมีรายการอะไรบ้าง?
BOQ คือการแปลง TOR ให้เป็นตารางที่นับได้ แต่ละบรรทัดต้องมีลำดับ รายการ หน่วย จำนวน ราคาต่อหน่วย และราคารวม โดยจัดกลุ่มดังนี้
- ระบบเสียง ทั้งไมโครโฟน มิกเซอร์ โปรเซสเซอร์ เครื่องขยายเสียง และลำโพง
- ระบบภาพ ทั้งจอแสดงผลหรือโปรเจกเตอร์ จอรับภาพ สวิตเชอร์ และกล้อง
- ระบบควบคุมและระบบประชุมทางไกล
- ตู้แร็ค ไฟฟ้าสำหรับอุปกรณ์ และเครื่องสำรองไฟ
- สายสัญญาณ ท่อร้อยสาย รางสาย และอุปกรณ์ยึด
- ค่าแรงติดตั้ง
- การทดสอบและปรับจูน
- การฝึกอบรมและเอกสารส่งมอบ
- อะไหล่และวัสดุสิ้นเปลืองสำรอง ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือลืมบรรทัดงานเดินสายจนราคาหน้างานบานปลาย จำนวนอุปกรณ์ไม่ตรงกับ TOR และใช้หน่วยหยาบเกินไป เช่น นับทั้งห้องเป็น 1 ระบบ จนคณะกรรมการตรวจรับนับของไม่ได้ BOQ ที่ละเอียดพอทำให้เปรียบเทียบข้อเสนอของแต่ละรายได้อย่างเป็นธรรม และเป็นเอกสารอ้างอิงตอนตรวจรับโดยตรง VAN INTERTRADE ช่วยจัดทำ BOQ ให้สอดคล้องกับ TOR และแบบที่ออกแบบไว้ เพื่อให้ทุกรายการมีที่มาและตรวจนับได้จริง
ขั้นตอน e-GP ในการจัดซื้อระบบภาพและเสียงของหน่วยงานราชการเป็นอย่างไร?
โดยทั่วไปการจัดซื้อระบบภาพและเสียงของหน่วยงานราชการผ่านระบบ e-GP เดินตามลำดับดังนี้
- จัดทำและเผยแพร่แผนการจัดซื้อจัดจ้าง
- แต่งตั้งคณะกรรมการจัดทำร่างขอบเขตงานและราคากลาง
- เผยแพร่ร่างประกาศเพื่อรับฟังความคิดเห็น ตามที่วิธีการจัดซื้อกำหนด
- ประกาศเชิญชวน ผู้ค้าที่ลงทะเบียนในระบบ e-GP ดาวน์โหลดเอกสารและยื่นข้อเสนอผ่านระบบ
- คณะกรรมการตรวจคุณสมบัติ ข้อเสนอทางเทคนิค และราคา
- ประกาศผู้ชนะและรอพ้นระยะอุทธรณ์
- ลงนามสัญญาและส่งมอบพื้นที่ วิธีจัดซื้อ เช่น ประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ วิธีคัดเลือก หรือวิธีเฉพาะเจาะจง ขึ้นอยู่กับวงเงินและเงื่อนไขแต่ละกรณี ควรตรวจสอบระเบียบที่บังคับใช้ขณะดำเนินการ สิ่งที่ช่วยให้กระบวนการราบรื่นคือ TOR และ BOQ ที่ตอบคำถามของผู้ยื่นข้อเสนอได้ล่วงหน้า เช่น แบบแปลนห้องและเงื่อนไขการเข้าพื้นที่ VAN INTERTRADE เป็นผู้ค้าที่ลงทะเบียนในระบบ e-GP แล้ว จึงยื่นข้อเสนอผ่านระบบได้ตามขั้นตอนของหน่วยงาน
คุณสมบัติผู้ยื่นข้อเสนอและหนังสือรับรองผลงาน ควรกำหนดอย่างไร?
คุณสมบัติที่ควรกำหนดคือคุณสมบัติที่คัดผู้ที่ทำงานนี้ได้จริง โดยไม่กีดกันการแข่งขัน ได้แก่ เป็นนิติบุคคลที่ลงทะเบียนในระบบ e-GP มีผลงานประเภทเดียวกัน คืองานระบบภาพและเสียงสำหรับห้องประชุมหรือหอประชุม ไม่ใช่เพียงงานไฟฟ้าทั่วไป มีทีมช่างที่จะเข้าติดตั้งและปรับจูนจริง และมีบริการหลังการขายที่เข้าถึงพื้นที่ของหน่วยงานได้ หนังสือรับรองผลงานคือเอกสารที่ผู้ว่าจ้างเดิมออกให้ ระบุชื่องาน ขอบเขตงาน มูลค่า และการส่งมอบแล้วเสร็จ คณะกรรมการควรอ่านที่ขอบเขตงานเป็นหลัก ส่วนมูลค่าผลงานขั้นต่ำในการจัดซื้อระบบภาพและเสียงของหน่วยงานราชการแต่ละครั้ง ควรตรวจสอบระเบียบที่เกี่ยวข้อง VAN INTERTRADE ก่อตั้งเมื่อ พ.ศ. 2529 มีประสบการณ์ 40 ปี และมีผลงานมากกว่า 100 โครงการทั่วประเทศ มีหนังสือรับรองผลงานสำหรับใช้ประกอบการยื่นข้อเสนอ ผลงานในหน่วยงานราชการ ได้แก่ ห้องประชุมกระทรวงมหาดไทย สภากลาโหม กรมสรรพากร ศาลากลางจังหวัดชัยนาท ชัยภูมิ นราธิวาส พะเยา สุโขทัย และอ่างทอง อบจ.สุโขทัย และหอประชุม 1,000 ที่นั่ง ศูนย์ราชการจังหวัดสุพรรณบุรี
ตรวจรับงานและฝึกอบรมผู้ใช้งาน ต้องตรวจอะไรบ้าง?
การตรวจรับที่ดีทำสองชั้น ชั้นแรกคือตรวจนับตาม BOQ ทีละบรรทัด ทั้งรุ่น จำนวน และหมายเลขเครื่อง ชั้นที่สองคือทดสอบการใช้งานจริงตามที่ TOR กำหนด โดยให้ผู้ใช้ห้องจริงร่วมทดสอบ เช่น พูดผ่านไมโครโฟนทุกตัวแล้วเดินฟังทุกมุมห้อง เปิดภาพจากทุกจุดเชื่อมต่อขึ้นทุกจอ ทดสอบการประชุมทางไกลกับปลายทางจริง และบันทึกเสียงแล้วเปิดฟัง ควรตรวจความเรียบร้อยของงานติดตั้ง เช่น การจัดสายในตู้แร็ค สายดิน และความมั่นคงของจุดยึดลำโพงและจอ เอกสารส่งมอบต้องครบ ทั้งแบบตามที่ติดตั้งจริง คู่มือ เอกสารรับประกันตามสัญญา และรายการอะไหล่สำรอง การฝึกอบรมควรจัดให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลห้องจริง ครอบคลุมการเปิดปิดระบบ การใช้งานในแต่ละรูปแบบการประชุม และการแก้ปัญหาเบื้องต้น พร้อมบันทึกรายชื่อผู้เข้าอบรมไว้ประกอบการตรวจรับ กระบวนการทำงานของ VAN INTERTRADE เดินตามลำดับ ให้คำปรึกษา สำรวจพื้นที่ ออกแบบ ติดตั้ง ฝึกอบรม และบริการหลังการขาย โดยติดตั้งและให้บริการได้ทั่วประเทศ
คำถามที่พบบ่อย
ระบุยี่ห้อหรือรุ่นของอุปกรณ์ใน TOR ได้หรือไม่?
ควรกำหนดด้วยหน้าที่การใช้งานและสมรรถนะขั้นต่ำเป็นหลัก หากจำเป็นต้องอ้างอิงชื่อสินค้าเพื่อสื่อระดับคุณภาพ ให้ระบุคำว่า หรือเทียบเท่า พร้อมเกณฑ์เทียบเท่าที่ตรวจสอบได้ และควรตรวจสอบแนวทางการกำหนดคุณลักษณะเฉพาะที่เกี่ยวข้อง
TOR กับ BOQ ต่างกันอย่างไร?
TOR บรรยายว่าระบบต้องทำอะไรได้และขอบเขตงานครอบคลุมอะไรบ้าง ส่วน BOQ แปลงข้อกำหนดนั้นเป็นตารางรายการ หน่วย จำนวน และราคา ที่นับได้ ทั้งสองต้องสอดคล้องกัน เพราะ BOQ คือเอกสารอ้างอิงตอนตรวจนับในการตรวจรับ
หนังสือรับรองผลงานคืออะไร และควรพิจารณาอย่างไร?
เป็นเอกสารที่หน่วยงานผู้ว่าจ้างเดิมออกให้ผู้รับจ้าง ระบุชื่องาน ขอบเขตงาน มูลค่า และการส่งมอบแล้วเสร็จ คณะกรรมการควรอ่านที่ขอบเขตงานเป็นหลักว่าเป็นงานระบบภาพและเสียงประเภทเดียวกันหรือไม่ ส่วนมูลค่าขั้นต่ำที่ใช้อ้างอิงควรตรวจสอบระเบียบที่เกี่ยวข้อง
หน่วยงานขอข้อมูลทางเทคนิคจากผู้ประกอบการเพื่อประกอบการร่าง TOR และ BOQ ได้อย่างไร?
หน่วยงานสามารถขอข้อมูลทางเทคนิคจากผู้ประกอบการเพื่อประกอบการพิจารณาได้ เช่น จากผลสำรวจหน้างานจริง แต่คณะกรรมการของหน่วยงานเป็นผู้กำหนดข้อกำหนด TOR ขั้นสุดท้ายเสมอ และควรตรวจสอบระเบียบเรื่องผู้มีส่วนได้เสียและคุณสมบัติผู้ยื่นข้อเสนอประกอบ VAN INTERTRADE ช่วยจัดทำข้อมูลร่างประกอบการพิจารณาจากผลสำรวจหน้างานจริงได้
การตรวจรับระบบภาพและเสียงควรทดสอบอะไรบ้าง?
ตรวจนับตาม BOQ ทีละบรรทัด แล้วทดสอบการใช้งานจริงตาม TOR ทั้งความชัดของเสียงทุกที่นั่ง ภาพขึ้นทุกจอจากทุกจุดเชื่อมต่อ การประชุมทางไกลกับปลายทางจริง และการบันทึกเสียง พร้อมตรวจความเรียบร้อยของงานติดตั้ง เอกสารส่งมอบ และการฝึกอบรมที่มีบันทึกผู้เข้าอบรม
VAN INTERTRADE มีผลงานในหน่วยงานราชการอะไรบ้าง?
ห้องประชุมกระทรวงมหาดไทย สภากลาโหม กรมสรรพากร ศาลากลางจังหวัดชัยนาท ชัยภูมิ นราธิวาส พะเยา สุโขทัย และอ่างทอง อบจ.สุโขทัย และหอประชุม 1,000 ที่นั่ง ศูนย์ราชการจังหวัดสุพรรณบุรี โดยเป็นผู้ค้าที่ลงทะเบียนในระบบ e-GP และมีหนังสือรับรองผลงานสำหรับใช้ประกอบการยื่นข้อเสนอ